FUNCTIONALITATE

Aplicaţia are o funcţionalitate directă de viitor, permiţând chiar şi utilizatorilor nu foarte experimentaţi în utilizarea calculatoarelor să se descurce cu uşurinţă în ceea ce doresc să facă. Au fost folosite numeroase scripturi Java pentru a le oferi utilizatorilor o experienţă vizuală plăcută şi plină de dinamism.

Nu vom încerca să creăm aici un manual de utilizare, pentru că ar fi redundant, având în vedere simplitatea de utilizare a aplicaţiei. Vom încerca totuşi să prezentăm toate funcţiile pe care le-am inclus şi care pot face din biroul dvs. un spaţiu mult mai plăcut şi mai bine organizat.


Prima pagină
Prima pagină afişează:
Lista de link-uri pe care utilizatorul le-a adăugat
Sarcinile urgente
Sarcinile al căror termen final se apropie (definite de utilizator)
Sarcini care depind utilizator sau care nu au fost finalizate de către utilizator
Ultimele mesaje adresate utilizatorului şi pe care acesta nu le-a citit
Un calendar zilnic
Întâlnirile din ziua respectivă
Întâlnirile la care utilizatorul a fost invitat de către colegi

În cadrul calendarului, utilizatorul poate selecta ziua, poate filtra angajaţii şi clienţii pentru a care sunt întâlnirile publice pe care le au în ziua respectivă.

Utilizatorul poate selecta o altă zi şi poate adăuga o întâlnire sau să vizualizeze pur şi simplu întâlnirile din ziua respectivă.

Există două tipuri de întâlniri. Întâlnirile generale zilnice, care pot fi considerate similare cu sarcinile (trebuie să fac un anumit lucru la o anumită dată, dar nu sunt sigur când anume) şi întâlnirile programate, în cazul cărora utilizatorul trebuie să se încadreze între o oră de început şi una de încheiere a întâlnirii, corelate cu restul programului, pentru ca întâlnirile să nu se suprapună, etc.

Atunci când adaugă o întâlnire, utilizatorul poate lansa invitaţii către ceilalţi utilizatori (administratori, angajaţi sau clienţi), către persoanele prezente în secţiunea Contacte sau către alte persoane. În cazul utilizatorilor aplicaţiei Sapient, invitaţia va apărea în program, iar pentru persoanele din exterior (persoanele de contact şi alte persoane) va fi trimis un e-mail prin care sunt invitate la întâlnire. În felul acesta persoanele respective pot să confirme sau nu invitaţia. Aceste informaţii vor fi disponibile şi pentru ceilalţi utilizatori implicaţi în întâlnire.

Un utilizator poate filtra calendarul pentru a vedea întâlnirile publice ale celorlalţi angajaţi sau administratori.

După încheierea unei întâlniri, utilizatorii prezenţi pot face observaţii şi comentarii legate de aceasta. Funcţia este adresată în special administratorilor, deoarece ei pot vedea care au fost concluziile trase de către conducerea firmei în timpul întâlnirii, accesând cu uşurinţă raportul din orice parte a lumii.

Aceste întâlniri pot fi legate de proiecte cuprinse în aplicaţie.

Administrare
Tab-ul de administrare îi permite utilizatorului să administreze informaţia, să adauge şi să editeze link-uri, să modifice informaţia (detalii de contact, parolă, etc) şi să adauge clienţi şi alţi utilizatori.

Informaţii
Tab-ul de informaţii le permite tuturor utilizatorilor să acceseze şi să adauge informaţii despre un client. Este folosit în general pentru păstrarea informaţiilor de acces sau stocarea a diverse fragmente de text care vor putea fi folosite în mod regulat în viitor. Această informaţie poate fi setată pentru accesare numai de către administratori şi clienţi, de către toţi utilizatorii sau numai de către utilizatorii implicaţi în proiecte pentru clientul respectiv.

Proiecte
Aceasta este cea mai importantă parte a aplicaţiei. Ideea este ca un administrator să poată adăuga un proiect, să numească un manager de proiect, şi apoi orice administrator, manager de proiect sau angajat implicat în proiect să poată adăuga sarcini pentru propria persoană sau pentru alte persoane. Aplicaţia contorizează timpul necesar pentru o sarcină sau un proiect, deoarece utilizatorii pot să “se joace cu mouse-ul” atunci când încep să lucreze la un proiect. Această monitorizare le permite administratorilor să vadă mult mai uşor cât timp a lucrat compania sau un angajat pentru realizarea unui proiect sau a unei sarcini.

Unul dintre cele mai importante avantaje ale acestei secţiuni este caracterul său ergonomic. Sarcinile sunt împărţite în 4 secţiuni uşor de accesat: sarcini în curs de realizare, sarcini amânate, sarcini a căror execuţie nu a început şi sarcini încheiate.

Proiectele sunt afişate sub formă de tab-uri, câte 3 pe rând şi pot fi minimizate sau maximizate. Poziţia în pagină şi configurarea proiectelor parcurse sunt reamintite în timp ce utilizatorul navighează pe o altă pagină, pentru a facilita navigarea.

Există de asemenea opţiunea de minimizare a sarcinilor.

Utilizatorul poate filtra proiectele pentru a le vizualiza numai pe acelea ale unui anumit client sau angajat sau le poate filtra împreună, pentru a vedea ce trebuie să facă sau ce a făcut un angajat pentru un client sau pentru un proiect.

Atunci când defineşte sau editează o sarcină, utilizatorul poate modifica:
Nume
Descriere
Angajatul a fost însărcinat să
Sarcină remediere eroare: înseamnă că sarcina este menită să remedieze o eroare care s-a făcut în cadrul proiectului, şi durata acesteia nu este contorizată ca timp activ
Spaţiu privat: dacă sarcina este vizibilă pentru client în secţiunea pe care o accesează
Prioritate: dacă este urgentă sau nu. Dacă sarcina este urgentă, utilizatorul o va vizualiza pe prima pagină până în momentul în care este încheiată.
Statutul poate avea următoarele valori:
În curs de realizare
Amânată până la: aici utilizatorul poate selecta data până la care sarcina a fost amânată şi motivul.
În aşteptare: utilizatorul poate selecta motivul aşteptării: o altă sarcină, un alt angajat, un alt utilizator client pentru acel proiect (utilizatorii care au primit sarcina sau sunt numiţi pentru acea sarcină sunt anunţaţi că sarcina îi aşteaptă).
Nedemarată
Încheiată
Data scadentă a sarcinii: utilizatorul poate selecta data la care sarcina trebuie să fie încheiată şi cu câte zile în avans doreşte să fie anunţat.
Preţul poate fi selectat împreună cu moneda şi drapelul care indică dacă plata a fost sau nu făcută.
Caracterul ciclic indică faptul că o anumită sarcină va fi repetată după un anumit număr de zile sau în fiecare lună, într-o anumită zi, o dată la 6 luni sau la un an, etc.

Atunci când editaţi un proiect, puteţi modifica următoarele:
Client: selectaţi un altul din lista de clienţi
Manager de proiect: selectaţi un altul din lista de angajaţi.
Preţ şi monedă: preţul / bugetul proiectului şi moneda.

Detalii suplimentare despre această secţiune se pot obţine prin accesarea versiunii demonstrative. Vă rugăm să solicitaţi o versiune demonstrativă a acestui produs pentru testare şi informaţii complete.

Mesaje
Un utilizator poate adăuga o varietate de tipuri de mesaje. Această varietate este legată de utilizatorii care pot vedea mesajele. De exemplu: se pot trimite mesaje privind un proiect, o sarcină sau despre cei care participă la proiect (clienţii şi angajaţii care sunt implicaţi). Un mesaj poate fi un anunţ general sau o întrebare adresată unui client privind o sarcină din cadrul unui proiect.

Ultimele mesaje sunt afişate pe prima pagină. Toate mesajele principale active sunt afişate în pagina de mesaje. Răspunsurile la anumite mesaje sunt afişate în secţiunea “vedere arborescentă”. Mesajele sunt marcate pentru a se indica dacă au fost sau nu citite.

Accesul clienţilor este limitat la vizualizare, adăugare de sarcini, mesaje privind proiectele, fără atribuirea lor unui anumit angajat, fără vizualizarea contorizării şi a informaţiilor confidenţiale.

Puteţi obţine mai multe detalii privind această secţiune prin accesarea versiunii demonstrative. Vă rugăm să solicitaţi o versiune demonstrativă a acestui produs pentru testare şi informaţii complete.

Contacte
Secţiunea de contacte este extrem de utilă, deoarece permite oricărei persoane din cadrul firmei (administratori şi utilizatori) să acceseze cu uşurinţă informaţiile de contact legate de firme şi persoane.

Aceste informaţii sunt organizate pe firme, cu unele detalii de contact specifice şi alte informaţii speciale.

Această secţiune cuprinde şi un alt tip de sarcină. Un utilizator poate adăuga o acţiune pentru un anumit contact, atribuită propriei persoane sau unui alt utilizator la o anumită dată. Această facilitate este extrem de utilă pentru departamentele de PR sau de marketing, atunci când au nevoie de persoane de contact din afara firmei.

Aşa cum am precizat anterior, această prezentare este destinată să realizeze doar o scurtă prezentare a aplicaţiei. Pentru informaţii complete, vă rugăm să accesaţi versiunea demonstrativă.


Toate informaţiile din cadrul aplicaţiei dispun de două stadii: Activ şi Inactiv. Informaţiile active, utilizatorii, proiectele, mesajele, sunt afişate pe site şi sunt uşor de accesat. Informaţiile inactive sunt afişate atunci când este apăsat butonul “Inactiv”. Informaţiile pot fi şterse numai dacă sunt inactive, fie imediat, de către un administrator, fie după o anumită perioadă de timp, de către un angajat.

Căutare
Opţiunea de căutare îi permite utilizatorului să realizeze căutări în informaţiile cuprinse în site, dar numai pentru informaţiile la care are drept de acces.